Calidad en industria alimentaria: si no está documentado, ¿puedes demostrar cómo se hizo?
Cuando el proceso está en la cabeza de una persona
Hay empresas en las que determinadas tareas funcionan perfectamente.
La recepción de materias primas la controla siempre la misma persona. Alguien sabe exactamente cómo ajustar una máquina. Otra persona conoce qué hacer cuando un proveedor entrega un producto que no cumple las condiciones habituales.
El sistema funciona.
Hasta que esa persona falta, cambia de puesto o aparece un problema que obliga a reconstruir qué ocurrió.
Ahí es cuando una frase aparentemente sencilla —“esto siempre lo hacemos así”— deja de ser suficiente.
Documentar no significa llenarlo todo de papeles
Uno de los errores es asociar la gestión documental con procedimientos interminables, carpetas llenas de documentos que nadie consulta y registros creados únicamente para una auditoría.
No debería ser así.
Documentar consiste en determinar qué información necesita conservar la empresa para trabajar de manera controlada y poder demostrar después qué se hizo
Dependiendo del proceso, puede interesar definir quién realiza una tarea, cómo debe hacerse, qué criterios se utilizan para aceptar o rechazar un resultado, qué información debe registrarse y qué ocurre cuando algo se desvía de lo previsto.
El nivel de documentación necesario no es idéntico para todas las empresas. Dependerá, entre otros factores, de sus procesos, riesgos, tamaño, requisitos legales, clientes y de las normas o sistemas de gestión que haya decidido implantar.
Procedimiento y registro no son lo mismo
Esta diferencia parece pequeña, pero es importante.
Un procedimiento o instrucción establece cómo debe realizarse una actividad.
Un registro deja evidencia de lo que realmente ocurrió.
Por ejemplo, una empresa puede tener definido cómo debe realizarse la recepción de materias primas: qué debe comprobarse, cuáles son los criterios de aceptación y qué hacer ante una incidencia.
El registro de recepción permitirá después comprobar qué proveedor realizó una entrega determinada, qué producto llegó, cuándo se recibió, qué controles se realizaron y cuál fue el resultado.
Uno explica cómo debemos trabajar.
El otro permite conocer qué ocurrió realmente.
La documentación también protege el conocimiento de la empresa
Imagina que una persona que lleva años realizando una tarea deja mañana la empresa.
¿Cuánto conocimiento se marcha con ella?
Cuando los procesos importantes dependen exclusivamente de la experiencia individual, la empresa se vuelve vulnerable.
Una documentación útil permite que otra persona pueda entender el proceso, seguir unos criterios establecidos y saber cómo actuar ante determinadas situaciones sin depender continuamente de quien lleva años haciéndolo.
También facilita la formación de nuevas incorporaciones y ayuda a reducir diferencias en la forma de trabajar entre personas o turnos.
Cuando aparece una incidencia, los registros cobran sentido
Supongamos que un cliente comunica un problema con un producto fabricado hace varias semanas.
En ese momento empiezan las preguntas.
¿Qué ocurrió durante aquella producción? ¿Hubo alguna incidencia? ¿Los controles dieron resultados normales? ¿Se utilizó algún material diferente? ¿Quién realizó las comprobaciones?
Sin registros suficientes, parte de la investigación dependerá de recuerdos.
Con información documentada y relacionada con el proceso, la empresa dispone de evidencias para analizar lo sucedido y tomar decisiones con mayor fundamento.
Por eso, un buen sistema documental no debería medirse por cuántos documentos tiene la empresa, sino por la utilidad de la información que conserva.
Haz una prueba sencilla
Escoge una actividad importante de tu empresa y hazte tres preguntas:
¿Está claro cómo debe realizarse?
¿Queda evidencia suficiente de lo que realmente ocurrió?
¿Podría entenderlo otra persona sin depender de quien realiza habitualmente esa tarea?
Si alguna respuesta es no, probablemente has encontrado un punto donde merece la pena revisar la documentación.
Porque documentar no consiste en generar papeles.
Consiste en conseguir que el conocimiento, los criterios y las evidencias importantes no desaparezcan cuando más los necesitas.
¿Hay algún proceso de tu empresa que todavía dependa demasiado de “quien sabe cómo se hace”?
¿Quieres revisar cómo aplicar esto en tu empresa?
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